Blog

Mở quán trà sữa cần những gì? 9 bước lập kế hoạch kinh doanh và 5 lưu ý quan trọng khi vận hành quán trà sữa

Mở quán trà sữa hay mở quán cà phê được nhiều bạn trẻ lựa chọn để khởi nghiệp. Để kinh doanh trà sữa thành công bạn cần phải biết lập kế hoạch kinh doanh từ khâu lên ý tưởng đến vận hành quán. Vậy mở quán trà sữa cần những gì ở khâu lên ý tưởng và cách vận hành quán như thế nào?

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn tư duy để lập một bản kế hoạch kinh doanh trà sữa. Bên cạnh đó, mình cũng chỉ ra 5 lưu ý vô cùng quan trọng trong khâu vận hành quán để mọi thứ được trơn tru hơn.

Bài viết thích hợp cho những ai đang có ý định mở quán trà sữa trong năm 2020 này hoặc muốn cải thiện quy trình vận hành quán được tốt hơn.

Mở quán trà sữa cần chuẩn bị những gì?

9 bước lập kế hoạch kinh doanh để mở quán trà sữa thành công

Để khởi nghiệp kinh doanh trà sữa thì không đòi hỏi vốn quá nhiều, quan trọng là ý tưởng kinh doanh và cách bạn triển khai như thế nào. Khi bạn đã chọn được mô hình kinh doanh phù hợp rồi, thì đây là lúc bạn phải lập một bản kế hoạch kinh doanh trà sữa chi tiết.

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và xác định đối tượng khách hàng hướng tới là ai?

F&B là một ngành đặc thù và khó làm vì nó mang những điểm riêng mà không ngành nào có được:

• Khách hàng thay đổi sở thích liên tục, rất mau chán một món nước hay một concept nào đó.
• Thích cái mới, muốn trải nghiệm thức uống hottrend.
• Ngày càng khó tính và sẵn sàng vote 1 sao nếu bạn mang đến trải nghiệm không tốt cho họ.

Vậy để kinh doanh quán trà sữa thành công không những phải biết cách thu hút khách hàng tiềm năng mà bạn còn phải biết cách giữ chân họ. Do đó, trước khi mở quán trà sữa, bạn cần phải nghiên cứu thị trường thật kỹ để xác định được:

• Các món nước đang hottrend hiện nay là gì?
• Thói quen khách hàng hiện tại như thế nào?
• Các đối thủ của bạn là ai, điểm nào họ làm tốt và chưa tốt?
• Các quán nào mà bạn cảm thấy họ thành công và mình áp dụng gì được cho quán hiện tại

Sau khi bạn đã xác định được các yếu tố trên thì bước tiếp theo là chọn đối tượng khách hàng muốn nhắm tới.  Kinh doanh trà sữa thường tập trung vào học sinh, sinh viên và người đã đi làm là chủ yếu. Bạn tìm hiểu xem họ có sở thích gì và thích hương vị trà sữa như thế nào, thích topping loại gì,…

Mục đích của bước này là giúp bạn chọn được mô hình kinh doanh trà sữa phù hợp trong một thị trường trà sữa cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay.

Bước 2: Xác định vốn mở quán trà sữa

Mở quán trà sữa cần những gì? Đương nhiên là bạn cần xác định cần bao nhiêu tiền để triển khai ý tưởng.

Sau khi được mô hình kinh doanh, bước tiếp theo là bạn phải xác định chi phí mở quán trà sữa. Với mô hình trà sữa vỉa hè, bạn chỉ cần số vốn khoảng 10 triệu đồng. Nhưng với mô hình trà sữa cần mặt bằng, bạn phải chuẩn bị ít nhất từ 50 triệu đồng trở lên.

Hoặc nếu bạn muốn kinh doanh trà sữa nhượng quyền thì cần phải chuẩn bị số vốn từ vài trăm triệu đến vài tỉ tùy thương hiệu. Mô hình kinh doanh trà sữa nhượng quyền thì bạn không phải đau đầu trong vấn đề xây dựng thương hiệu nhưng phải cần số vốn lớn để triển khai dự án.

Để hiểu rõ hơn về các khoản chi phí mở quán trà sữa, mời bạn tham khảo thêm bài viết Mở quán trà sữa cần bao nhiêu vốn?

Bước 3: Tìm địa điểm mở quán

Địa điểm chính là yếu tố cốt lõi trong kinh doanh F&B. Nếu bạn mở một quán trà sữa ở quận Bình Thạnh, chất lượng bình thường, không gian cũng bình thường như đối thủ. Nhưng quán bạn có view đẹp hơn, gần đối tượng khách hàng hơn thì bạn đủ làm đối thủ mệt mỏi rồi.

Đơn giản, bạn có thể thấy các quán nước ở gần trường học không có không gian, chất lượng món nước bình thường nhưng lúc nào cũng đông khách. Do đó, vị trí mở quán vô cùng quan trọng.

Vậy chọn địa điểm mở quán trà sữa nên chọn ở đâu?

Thứ nhất, bạn nên chọn các vị trí đắc địa như mặt tiền đường lớn, địa điểm dễ tìm thấy, góc đường hoặc trong các tòa nhà siêu thị như nhiều thương hiệu lớn đang làm.

Thứ hai, bạn có thể chọn các vị trí thuận tiện cho khách hàng như gần các tòa Building văn phòng, gần trường đại học, trường học,…

Thứ ba, chọn các địa điểm có giao thông thuận lợi, phương tiên qua lại đông đúc để khách hàng nhận diện quán bạn dễ hơn. Bạn nên ưu tiên địa điểm có làn đường 2 chiều để khách dễ tới quán của bạn hơn.

Một lưu ý quan trọng là nên ưu tiên chọn địa điểm có bãi đậu xe cho khách. Nếu không có chỗ thì nên thuê ở vị trí gần đó, khoảng 30-50m là tốt nhất để thuận lợi cho khách lui tới sau này. Môi trường xung quanh ảnh hưởng không nhỏ đến trải nghiệm của khách hàng nên bạn hạn chế chọn địa điểm gần chợ, nơi ra vào phức tạp.

Bước 4: Thiết kế menu quán

Để thiết kế menu quán quán trà sữa đỏi hỏi bạn phải có kinh nghiệm pha chế nhất định. Nếu bạn không có chuyên môn thì có thể thuê dịch vụ. Hoặc bạn chọn một nhà cung cấp nguyên liệu pha chế uy tín, lấy toàn bộ nguyên liệu của họ và nhờ hỗ trợ công thức pha chế.

Các món nước trong menu cần phải có giá phù hợp với đối tượng khách hàng muốn hướng tới. Bạn nên thêm các tùy chọn để khách hàng dễ dàng chọn lựa như lượng đá, lượng đường, loại topping, size ly,..

Menu nên có các thức uống đang hottrend để thời gian đầu thu hút nhiều khách hàng tiềm năng đến quán.

Bước 5: Thiết kế và trang trí quán trà sữa

Khách hàng không chỉ quan tâm đên món nước mà còn thích check-in. Vì vậy, bạn phải biết cách trang trí quán trà sữa thật đẹp, thật xinh để tận dụng khách hàng làm marketing qua quán. Bạn có thể tự trang trí quán hoặc thuê dịch vụ làm. Dịch vụ thì phí sẽ cao nhưng đổi lại bạn có một không gian quán ưng ý.

Khi trang trí quán trà sữa, bạn cần lưu ý những điểm sau:

• Chọn tông màu cho quán: Màu sắc có hợp phong thủy không, màu có hợp với phong cách thiết kế quán.
• Chọn vị trí phù hợp để đặt quầy bar: Quầy bar là linh hồn của quán nên cần phải đặt ở vị trí phù hợp.
• Âm thanh và ánh sáng: Nên chọn loại nhạc giúp khách hàng thư giản, âm lượng vừa đủ. Ánh sáng thì nên chọn loại ánh sáng vàng, tạo không gian ấm cúm,..

Bạn nên đọc thêm 5 cách trang trí quán trà sữa nhỏ để biết một số phong cách thiết kế phổ biến hiện nay nhé.

Cách trang trí quán trà sữa nhỏ

Bước 6: Mua nguyên liệu pha chế, dụng cụ pha chế và máy móc

Kinh doanh trà sữa cần khá nhiều nguyên liệu pha chế như trà, bột béo, syrup, kem, sữa tươi,..Máy móc và dụng cụ cũng khá nhiều như ca đánh sữa, bình ủ trà, nồi nấu trân châu,…

Chi phí nguyên vật liệu và máy móc rất lớn nên bạn cần phải cân nhắc nên mua cái nào, máy nào thuê được thì thuê để tiết kiệm chi phí thời gian đầu. Nguyên liệu pha chế thì nên tìm nhà cung cấp uy tín, nguồn nguyên liệu sạch, có nguồn gốc rõ ràng. Kinh doanh trà sữa thì cần nhất là nguồn trà pha chế chất lượng để nền trà được ngon, đậm vị.

THAM KHẢO TRÀ LÀM TRÀ SỮA NGON TẠI ĐÂY

Bước 7: Hoàn tất thủ tục pháp lý

Mở quán trà sữa cần phải đăng ký giấy phép kinh doanh và một số giấy tờ liên quan như:

• Giấy tờ thuê nhà có công chứng
• Đăng ký thuế
• Chứng nhận VSATTP
• Tạm trú, tạm vắng

Thụ tục đăng ký giấy phép kinh doanh cho quán trà sữa khá rườm rà. Nếu bạn không có nhiều thời gian thì nên nhờ người đi đăng ký, giành phần lớn thời gian để quản lý quán sẽ tốt hơn.

Bước 8: Thuê nhân sự

Mở quán trà sữa cần những gì? Bạn cần phải tuyển nhân sự và đào tạo họ theo quy trình làm việc bạn vạch ra. Bạn cố gắng giúp nhân sự biết được họ cần làm những việc gì để giúp khách hàng hài lòng.

Lương nhân sự khoảng 15.000 – 18.000đ/giờ. Tùy vào lượng khách hàng mà bạn có kế hoạch tuyển nhân sự phù hợp, tránh lãng phí.

Bước 9: Lập kế hoạch Marketing

Trước khi khai trương thì bạn cần phải lên kế hoạch marketing cho quán cần làm gì trong ngày khai trương để thu hút khách hàng. Một số chương trình bạn có thể áp dụng trong ngày khai trương như giảm giá 20%, mua 2 tặng 1, tặng kèm một phần khoai tây chiên khi mua 1 ly nước,..

Thông thường, sau ngày khai trương lượng khách hàng sẽ giảm dần. Vì vậy, bạn cần phải lên kế hoạch marketing tổng thể cho quán trà sữa gồm 3 bước:

• Xây dựng nhận diện trên kênh Social: Fanpage, Youtube,…
• Khai báo với Google Map để khách hàng tìm bạn dễ hơn
• Liên kết với các dịch vụ như Grab, Now, Go Viet,…
• Lên chương trình khuyến mãi hằng tuần, hàng tháng,…

Kinh doanh trà sữa bây giờ đã không còn “hữu xạ tự nhiên hương” nữa vì cạnh tranh quá cao.Bạn phải đầu tư chi phí marketing để thu hút khách hàng, được nhiều người biết đến.

Đó là 9 bước để lập một bản kế hoạch kinh doanh trà sữa mà bạn có thể áp dụng vào quán của mình. Đây là những gợi ý giúp bạn trả lời cho câu hỏi ” Mở quán trà sữa cần những gì?”. Tiếp theo, bạn cần phải biết một số lưu ý quan trọng để khâu vận hành quán được thuận lợi hơn.

5 lưu ý khi vận hành quán

Quản lý nhân sự

Nhân sự làm ở mảng F&B nói chung ít có sự ổn định vì nhân viên thường là sinh viên đi làm thêm. Họ xem đây là không phải là nghề chính nên không có ý định làm lâu dài. Do đó, bạn chỉ cần chú trọng vào người quản lý quán như ca trưởng, ca phó. Bạn phải làm công tác tư tưởng thật tốt, tạo môi trường để họ phát triển, thưởng phạt khéo léo để giữ người.

Để giữ chân nhân sự lâu dài, tăng lương hằng năm là cách phổ biến nhất. Nhưng bạn phải hiểu một điều rằng, 10 đồng lương không bằng 2 đồng thưởng. Mỗi quán chỉ có một mức lương nhất định dựa trên doanh thu, bạn không thể tăng lương mãi được đúng không?

Thay vào đó, bạn nên có các chính sách thưởng cho nhân viên theo biên độ lợi nhuận hàng tháng của quán. Đa phần các quán lấy 2,5% doanh thu một tháng thưởng cho nhân viên để khích lệ tinh thần làm việc, để họ có động lực làm việc, quán càng đông khách họ càng có tiền.

Hoặc bạn có thể áp dụng cách trả góp khi mua xe máy, điện thoại. Ví dụ như anh nhân viên A mua xe máy trả góp 25 triệu, bạn cho mượn tiền mua xe, mỗi tháng trừ 1 triệu vào tiền lương. Bạn không lấy lãi xuất như bên FE Credit thì nhân viên sẵn sàng gẵn bó với bạn hơn 2 năm. Để hạn chế trường hợp nhân viên nghỉ ngang thì chỉ cần khi đăng ký giấy tờ xe, người đứng tên cà vẹt xe là bạn. Hoặc bạn giữ CMND hay hộ khẩu để cam kết với nhân viên.

Nghiệp vụ quản lý

Bạn cần phải xây dựng một quy trình mô tả chi tiết công việc càng rõ ràng càng tốt. Sau đó, bạn đào tạo nhân viên theo quy trình đó. Nhân viên làm đúng hay sai thì cứ căn cứ vào quy trình mà thưởng phạt rõ ràng.

Vì dụ:

• Khách vào quán thì nhân viên phải làm sao?
• Khi nào châm nước cho khách?
• Khi tình tiền thì đưa bill như thế nào?

Bạn nên tham khảo người có kinh nghiệm để lập một quy trình cho quán tối ưu nhất, để khi không có bạn thì nhân viên vẫn hoạt đông trơn tru.

Xây dựng kế hoạch tài chính

Sau khi quán đi vào hoạt động được 1 tháng đầu, bạn cần phải tìm cách phân bổ lại lại ngân sách cho thích hợp. Mình lấy vị dụ quán của bạn có doanh thu là 100 triệu/tháng thì cần phải phân bổ như sau:

• Nguyên vật liệu: 22% doanh thu
• Lương nhân viên: 20% doanh thu
• Mặt bằng: 20% doanh thu
• Điện, nước, Wifi: 10%
• Tổng chi phí: 72% doanh thu
• Lợi nhuận:28% doanh thu

Vậy lợi nhuận của quán là 28 triệu. Vậy để tăng lợi nhuận lên thì làm cách nào?

• Phân bổ nhân viên theo khung giờ cao điểm và thấp điểm của quán, tránh trường hợp thừa nhân viên ở giờ thấp điểm.
• Tiếp kiệm tiền nguyên vật liệu bằng cách tìm định lượng pha chế hợp lý hơn như 1 kg trà pha được bao nhiêu ly trà sữa, 1 kg trân châu đen dùng được bao nhiêu ly,…Bạn phải ước lượng được để cuối tháng tổng kết lại xem nguyên liệu phí phạm ở chỗ nào và tìm cách tối ưu.
• Tiết kiệm tiền điện bằng cách tân dụng ánh sáng tự nhiên, khu vưc nào không có khách thì tắt điện bớt.
• Liên kết với các app như Now, Grab,.. để đẩy mạnh doanh thu đến từ kênh online.

VIAGER là nhà cung cấp nguyên liệu pha chế trà sữa tại HCM, tư vấn khách hàng cách vận hành quán tiết kiệm chi phí, tối ưu lợi nhuận

Tung ra chương trình cho những giờ thấp điểm

Bạn phải biết quán đông khách nhất là lúc nào, ít khách nhất là lúc nào để bố trí nhân sự và có các chương trình khuyến mãi để kích cầu. Ví dụ, thời gian tầm 2:00h chiều là lúc khách hàng ít nhất trong ngày hoặc thứ 4 là ngày khách hàng ít nhất trong tuần. Bạn tung ra các chương trình như mua 3 tặng 1 vào thứ 4 hằng tuần. Hoặc bạn giảm giá 20% cho khách hàng đến quán từ 2:00 – 5:00 chiều mỗi ngày.

Thường xuyên hỏi ý kiến khách hàng

Khách hàng là người trả tiền cho bạn, vì vậy bạn nên chủ động hỏi khách hàng thích ở điểm nào và điểm nào cần phải cải thiện ngay. Khách sẽ cảm thấy bạn quan tâm đến trải nghiệm khách hàng thì sẽ ưu ái nhiều hơn.

Bạn phải trả lời được câu hỏi “Vì sao khách hàng lại chọn quán của mình?” và cố gắng làm tốt nhất có thể để phục vụ khách hàng.

Lời kết

Qua bài viết chi tiết này của mình, chắc bạn đã biết được mở quán trà sữa cần những gì. Nếu bạn cần tư vấn về kinh nghiệm mở quán trà sữa, chọn nguyên liệu pha chế thì hãy liên hệ với VIAGER  theo thông tin bên dưới bài viết.

Chúc bạn kinh doanh thành công!

Lá Trà Ngon – Nhà cung cấp trà mộc chất lượng cao

Hotline: 0901 332 558

Tea House: 13B Đường số 12, Phường Bình An, Quận 2, Tp.HCM.

Chi Nhánh Miền Bắc – Miền Trung: 139 Đặng Huy Trứ, Hòa Minh, Liên Chiểu, Đà Nẵng.

Hotline chi nhánh: 0779585586

Tham khảo các loại trà mộc cho pha chế: https://teashop.vn/tra-pha-che